Kto podlega kontroli PIP? Jak się do niej przygotować?

Przestrzeganie przepisów prawa pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Monitorowaniem zgodności postępowania przedsiębiorców w tym zakresie zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy, która corocznie przeprowadza kilkadziesiąt tysięcy kontroli wśród polskich firm. Kto podlega kontroli PIP i jak się do niej przygotować? Czym grozi zaniedbanie w sferze przepisów prawa pracy?

Czym zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy to państwowy organ nadzoru, którego początki sięgają 1919 roku. Obecnie pracę PIP reguluje ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, która reguluje kompetencje tego organu oraz zasady prowadzenia postępowań kontrolnych.

Głównym zadaniem PIP jest nadzór i kontrola nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy w szerokim rozumieniu. Oznacza to, że weryfikacji podlegają nie tylko normy kodeksu pracy, jak czas pracy czy wypłata wynagrodzeń, ale także zasady BHP i legalność zatrudnienia. Pełny zakres zadań PIP został wymieniony w art. 10 ustawy o PIP. Obejmuje on m.in.:

• nadzór i kontrolę przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudnianie młodocianych oraz osób niepełnosprawnych;
• kontrolę legalności zatrudnienia zarówno pracowników krajowych, jak i cudzoziemców;
• kontrolę spełniania przez wyroby wymagań warunkujących ich dopuszczenie do obrotu;
• podejmowanie działań mających na celu zminimalizowanie ryzyka zagrożeń w pracy, np. poprzez badanie okoliczności wypadków przy pracy czy kontrolę środków wdrażanych przez pracodawców w celu zapobiegania chorobom zawodowym.

Warto znać dopuszczalny zakres kontroli PIP na wypadek kontroli. Pamiętaj, że podmiotowi kontrolowanemu również przysługują konkretne uprawnienia.

Kto podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzać kontrolę u kilku grup podmiotów:

• pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wolumenu i wymiaru tego zatrudnienia;
• przedsiębiorców, na rzecz których osoby fizyczne wykonują pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej – o dzieło lub zlecenia;
• podmiotów świadczących usługi w zakresie pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej czy doradztwa personalnego.

Kontroli PIP podlegają również relacje B2B. Jeśli współpracujesz z innymi osobami fizycznymi, które mają status przedsiębiorcy (to popularna praktyka m.in. w sektorze IT oraz marketingu), musisz liczyć się z kontrolą. Pełny zakres podmiotowego zakresu kontroli wynika z art. 13 ustawy o PIP.

Kontrola PIP – co sprawdza? Uprawnienia inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy

Przebieg postępowania kontrolnego został szczegółowo opisany w art. 21 i nast. ustawy o PIP. Co warto o nim wiedzieć? Przede wszystkim, jaki jest zakres takiej kontroli. Obejmuje on m.in.:

• prawo swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego podmiotu;
• przeprowadzanie szczegółowych oględzin miejsc pracy, technologii, maszyn czy budynków;
• żądanie ustnych i pisemnych wyjaśnień zarówno od podmiotu kontrolowanego, jak i osób, które świadczą pracę na jego rzecz;
• żądanie przedłożenia akt osobowych osób zatrudnionych;
• żądanie dokumentacji dotyczących budynków, procesów technologicznych, a także próbek surowców i materiałów;
• ocenę kompletności i poprawności dokumentacji dotyczącej delegowania pracowników poza terytorium Rzeczypospolitej, w tym kierowców międzynarodowych.

Warto wiedzieć, że kontrola PIP może być przeprowadzona bez wcześniejszego uprzedzenia o każdej porze dnia i nocy – nie musisz wcześniej otrzymać zawiadomienia o planowanej kontroli! Pamiętaj, że masz prawo zażądać okazania legitymacji oraz upoważnienia oraz sprawdzenia tych dokumentów. Upoważnienie powinno zawierać m.in. określenie zakresu kontroli. Inspektorzy nie mogą wykroczyć poza jego obszar.

Każda kontrola Państwowej Inspekcji pracy kończy się sporządzeniem protokołu, którego kopię musi otrzymać również przedsiębiorca. Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w ciągu 7 dni od okazania protokołu.

Ile trwa kontrola PIP? Czas trwania kontroli może wahać się od 12 do nawet 24 dni w roku kalendarzowym w zależności od rozmiaru prowadzonej działalności.

Kontrola PIP – kary i sankcje

Jeżeli w trakcie kontroli dojdzie do stwierdzenia naruszeń w zakładzie pracy, inspektor pracy ma prawo skorzystać z różnego rodzaju środków prawnych.

Pierwszym z nich jest wydanie decyzji nakazującej realizację określonego zachowania. Może być to np. usunięcie stwierdzonych uchybień, zaprzestanie wykonywania określonych prac lub działalności czy ustalenie przyczyn i przebiegu wypadku. Niektóre z tych decyzji są natychmiast wykonalne, co oznacza, że musisz zrealizować je niezwłocznie.

Kolejnym uprawnieniem jest wydawanie poleceń w trakcie kontroli lub kierowanie wystąpień zawierających wnioski pokontrolne. Przedsiębiorca powinien poinformować PIP we wskazanym terminie, w jaki sposób zastosował się do tych dyspozycji.

W określonych sytuacjach inspektor pracy może też skierować powództwo do sądu powszechnego lub zawiadomić określony organ – o ile wynika to z przepisu szczególnego – np. ZUS lub prokuraturę.

Niezależnie od powyższych sankcji istnieje także ryzyko nałożenia na pracodawcę, który dopuszcza się naruszenia uprawnień pracowniczych, mandatu o wysokości do 2 tysięcy złotych, a w przypadku kolejnego przewinienia, nawet 5 tysięcy złotych. Masz prawo odmówić przyjęcia mandatu, ale inspektor PIP może wtedy skierować wniosek o ukaranie do sądu karnego.

Kontrola z PIP – jakie dokumenty przygotować?

Choć inspektorzy PIP nie mają obowiązku zapowiadania kontroli z wyprzedzeniem, często przedsiębiorca wcześniej otrzymuje zawiadomienie. Co warto sprawdzić, aby spać spokojnie?

Przede wszystkim zadbaj o poprawność i kompletność akt pracowniczych, umów, dokumentacji potwierdzającej wypłatę wynagrodzenia oraz delegacje. Warto sprawdzić też terminy badań lekarskich, ponieważ muszą być one aktualne. Podobnie wygląda kwestia szkoleń BHP. Pamiętaj, że niektóre grupy pracowników podlegają badaniom częściej niż inne.

Jeśli potrzebujesz wsparcia podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub chcesz mieć pewność, że dokumentacja w Twojej firmie jest prowadzona poprawnie, skontaktuj się z nami. Wspieramy przedsiębiorców na etapie przygotowań do kontroli, reprezentujemy klientów przed PIP, a także pomagamy wdrożyć zalecenia pokontrolne.