KSeF- od kiedy zaczyna obowiązywać?

Ministerstwo Finansów zapowiadało pierwotnie, że nowy system fakturowania, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF), wejdzie w życie jeszcze w lipcu tego roku. Wiadomo już, że termin ten uległ przesunięciu i ostatecznie system faktur ustrukturyzowanych zacznie obowiązywać dopiero od 1 lutego 2026 r. Niemniej jednak już teraz warto zainteresować się, jak wygląda wystawianie faktur ustrukturyzowanych, kogo dotyczy i kiedy wchodzi w życie.

Czym właściwie jest Krajowy System e-Faktur?

Wdrożenie KSeF ma na celu dostarczenie narzędzia, które pozwala na wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, które gwarantują integralność, czytelność i autentyczność pochodzenia każdego dokumentu. Docelowo za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane wszystkie faktury poza tymi, które są objęte wyłączeniami na gruncie ustawy o VAT. Ważne jest, że po wejściu w życie KSeF odbiorca nie musi wyrażać zgody na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej.

Jak wskazał Minister Finansów zadaniem KSeF jest nie tylko ułatwienie i ujednolicenie systemu fakturowania w Polsce. Ma on za zadanie zwiększyć stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej. Innymi słowy, trudniej będzie wprowadzić do obrotu dokument, którego dane są niepoprawne. Choć początkowo nowy system miał wejść w życie już teraz, audyt IT pokazał, że architektura systemu nie jest na tyle bezpieczna i integralna, aby cały proces fakturowania przebiegał bez zakłóceń. Minister Finansów zwrócił uwagę na braki wydajnościowe oraz wydajnościowe, przez co konieczne stało się przeprojektowanie założeń systemu. Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF niesie ze sobą wiele zalet, w tym, chociażby:

• zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku przechowywania faktur;
• mniej formalności i szybsze fakturowanie;
• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku;
• brak konieczności przekazywania plików JPK_FA.

Narzędzia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na wykorzystaniu bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Program Podatnik KSeF pozwala m.in. na:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur;
• zarządzanie uprawnieniami do wystawiania faktur elektronicznych;
• sprawdzania statusu przetworzenia e-faktury oraz pobrania UPO;
• anonimowy dostęp do faktury bez konieczności logowania.

Założenia programu Podatnik KSeF są zbliżone do aplikacji e-Deklaracje. Oczywiście istnieje też możliwość skorzystania z platform komercyjnych. Należy jednak zwrócić uwagę czy zostały one zaaprobowane przez Ministerstwo Finansów.

Kto musi wystawiać faktury za pomocą systemu KSeF?

Korzystanie z systemu KSeF jest obowiązkiem powszechnym i dotyczy wszystkich podatników – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych w zakresie, w jakim dana czynność podlegała opodatkowaniu VAT. Spod zakresu obowiązywania nowej regulacji wyłączone zostały jednak określone grupy podmiotów. Dla kogo system KSeF nie znajduje zastosowania?

• Podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca zamieszkania na terytorium Polski;
• podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, które nie ma jednak związku z fakturowanymi towarami lub usługami;
• podatnika korzystającego z wybranych procedur szczególnych wymienionych w ustawie o VAT;
• podatnika, który wystawia faktury za sprzedaż towarów lub usług na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie);
• podatnika wykonującego czynności zwolnione z konieczności fakturowania za pośrednictwem systemu KSeF przez Ministra Finansów na mocy rozporządzenia.

Jak są wystawiane faktury ustrukturyzowane. Zasady korzystania z KSeF

Krajowym Systemem e-Faktur rządzi kilka prostych zasad, które warto poznać przed rozpoczęciem korzystania z niego. Przede wszystkim fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeżeli podmiot zobligowany do korzystania z KSeF przekaże dokument nabywcy w inny sposób, to – co do zasady – faktury nie uważa się za wystawioną prawidłowo. Jednocześnie faktury wystawiane przy użyciu KSeF są wystawione prawidłowo wtedy, kiedy system nada im indywidualny identyfikator.

Jeżeli faktura została wystawiona dla podmiotu, który nie musi korzystać KSeF (np. korzysta ze zwolnienia w tym zakresie), za datę jej otrzymania uznaje się faktyczne przekazanie dokumentu nabywcy. Jeżeli więc sprzedawca wygenerował faktury w KSeF, ale wskutek awarii system nie przesłał faktur wystawionych w ten sposób do nabywcy, uznaje się, że nie doszło do przekazania dokumentu.

Jak wygląda korygowanie faktur wystawianych w KSeF?

Przede wszystkim faktury korygujące muszą zawierać numer faktury korygowanej, który został nadany przez Krajowy System e-Faktur, chyba że takiego numeru nie nadano. Jeżeli w wyniku korekty ma dojść do obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy wykazanej na wystawionej fakturze, dokonuje się tego za okres rozliczeniowy, za który podatnik wystawił fakturę korygującą z wykorzystaniem systemu KSeF. Innymi słowy do korekt faktur również dokonuje się w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę korygującą w innej postaci (np. papierowej), obniżenia podstawy opodatkowania można dokonać za okres, za który nabywca towaru lub usługi wskaże, że otrzymał korektę. Podobnie wygląda sytuacja, kiedy wskutek awarii lub niedostępności systemu KSeF nie można przesłać korekty, chyba że sprzedawca już wcześniej przesłał faktury do KSeF.

Należy pamiętać, że wraz z wejściem w życie KSeF nabywca towaru lub usługi nie będzie mógł wystawiać już not korygujących. Dla przypomnienia warto wskazać, że notę korygującą wystawia nabywca, a nie sprzedawca po dostrzeżeniu w treści dokumentu pomyłek. Sprzedawca musi jednak potwierdzić istnienie pomyłek i wprowadzić korektę po swojej stronie w bazie faktur.

Z kolei duplikaty faktur będa mogły być już wystawiane wyłącznie do dokumentów wygenerowanych poza KSeF. Dlaczego? Dlatego, że z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać jak z repozytorium, w którym znajduje się archiwum faktur.

Krajowy system e-Faktur – od kiedy zaczyna obowiązywać?

Duża część przedsiębiorców już wcześniej rozpoczęła przygotowania do wejścia w życie KSeF i teraz ta praca się zwróci. Obecnie KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym. Podatnicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi i mogą korzystać z tego systemu fakturowania, ale formalnie nie mają obowiązku wystawiania faktur w ten sposób.

Od kiedy obowiązek KSeF dla dużych firm?

Od 1 lutego 2026 roku system zaczyna obowiązywać dla “dużych” firm czyli takich, które w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły 200 milionów złotych obrotu.

Od kiedy KSeF dla małych firm?

Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF obejmuje pozostałe podmioty nieobjęte zwolnieniem.

Niezależnie od tych terminów warto wspomnieć o przepisach epizodycznych, które pozwalają wybranym grupom podmiotów (wystawiających faktury na niskie kwoty oraz faktury generowane przez kasy rejestrujące) nie stosować systemu KSeF w okresie od 1 lutego 2026 roku do 31 lipca 2026 r.

Co grozi za pominięcie systemu KSeF?

Korzystanie z nowego systemu do fakturowania będzie obligatoryjne dla większości przedsiębiorców. Niedochowanie obowiązków w tym zakresie wiąże się z ryzykiem sankcji wymienionych w art. 106ni ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji administracyjnej, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% należności ogółem wykazanej na fakturze. Sankcje dotyczą podatników, którzy:

• nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF;
• w okresie awarii lub niedostępności albo innej przyczyny wystawiają faktury poza KSeF w sposób niezgodny z ustalonym wzorcem;
• nie przesłali w wymaganym terminie faktury do KSeF.

Kara pieniężna powinna zostać uiszczona w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji administracyjnej bez wezwania na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Przez pierwsze pół roku kary mają nie być wymierzane. To czas, kiedy podatnicy mogą nauczyć się korzystać z nowego systemu w praktyce.

Elektroniczne faktury a system podzielonej płatności. Co trzeba wiedzieć?

Generowanie i przesyłanie faktur za pośrednictwem KSeF nie znosi obowiązków w zakresie Mechanizmu Podzielonej Płatności. W przypadku korzystania z MPP przelew musi zawierać numer faktury, jaki został nadany przez system KSeF. Może obejmować okres do jednego miesiąca, jeżeli transakcji były realizowane z udziałem tego samego nabywcy.

Ewidencja faktur w KSeF. Jak długo będą przechowywane dokumenty finansowe?

System KSeF stanowi centralny rejestr faktur. Po wystawieniu dokumentu faktura będzie przechowywana w systemie przez okres 10 lat od końca roku w którym została wystawiona. Po upływie tego czasu podatnik ma obowiązek przechowywać dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oczywiście możliwa jest sytuacja, w której zobowiązanie podatkowe ulegnie przedawnieniu na długo przed tym, zanim upłynie 10-letni termin.

Przesunięcie terminu wejścia w życie regulacji dotyczących systemu KSeF daje podatnikom VAT nieco więcej czasu na wdrożenie zmian w bieżącej działalności. Wystawca zobligowany do korzystania z nowych rozwiązań powinien zadbać o zapewnienie odpowiedniego wsparcia od strony technicznej, a także przeszkolenie personelu. W tym całym procesie istotną rolę odgrywają biura rachunkowe. Mogą one wspierać swoich klientów zapewniając doradztwo oraz pomoc techniczną. Pomoc profesjonalistów okaże się nieoceniona na etapie konfigurowania programu księgowego, a także stworzenia jasnego podziału obowiązków w zakresie e-fakturowania między biurem księgowym a klientem.

Przejście na stosowanie KSeF będzie znacznie łatwiejsze w tych przedsiębiorstwach, które już teraz dbają o cyfrowy obieg dokumentów. Takie możliwości oferuje biuro rachunkowe MAZA. W bieżącej działalności korzystamy z nowoczesnych rozwiązań chmurowych, RPA czy OCR, które pozwalają na płynną i bezpieczną wymianę dokumentacji finansowej z przedsiębiorcami.

Wejście w życie KSeF to duże wyzwanie dla podatników. Pomożemy Ci sprostać nowym wyzwaniom!