Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF?

System faktur elektronicznych miał pierwotnie obowiązywać już od lipca 2024 roku, jednak Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu wejścia tych zmian w życie aż do 2026 roku To duża nowelizacja przepisów podatkowych, która rodzi wiele wątpliwości wśród podatników tym bardziej istotna, że dotyczy większości podmiotów gospodarczych i większość faktur. Czy jednak rzeczywiście z KSeF-u muszą korzystać wszystkie firmy? Dla kogo nie jest on obowiązkowy? Wyjaśniamy!

Kogo nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF?

Nowe faktury ustrukturyzowane są systemem powszechnym, co wynika wprost z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemue-Faktur. Oznacza to, że Krajowy System e-Faktur dotyczy wszystkich przedsiębiorców, zaś wyłączenia muszą wynikać wprost z ustawy. Jak się jednak okazuje, wyłączeń od powszechnego obowiązku jest sporo. Nie dotyczy on wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, pod warunkiem że to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów albo świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z wybranych procedur szczególnych wymienionych w dziale XII ustawy o VAT (w tym przypadku chodzi o procedurę nieunijną dotyczącą niektórych usług, procedurę w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób oraz procedurę dotyczącą sprzedaży na odległość towarów importowanych, czyli procedury OSS oraz IOSS);
• na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów);
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT. Ostatni punkt odnosi się do rozporządzenia wydawanego przez Ministra Finansów, który może zwolnić z obowiązku wystawiania e-Faktur konkretne towary lub usługi. Obecnie jest to m.in. przewóz osób na dowolną odległość przy użyciu określonych środków transportu, o ile czynność jest udokumentowana fakturą wystawioną w postaci biletu jednorazowego. Nie jest oczywiście wykluczone, że z biegiem czasu pojawią się nowe rozporządzenia w tym zakresie.

We wszystkich wymienionych wyżej przypadkach podatnicy nie wystawiają faktur w systemie KSeF. Mogą je wystawiać papierowo lub elektronicznie. Warto też wskazać, że w kilku przypadkach (np. sprzedaży towaru lub usługi na rzecz konsumenta) wyłączono w ogóle możliwość skorzystania z KSeF, zaś w innych dano podatnikowi możliwość wyboru między fakturą “zwykłą” a ustrukturyzowaną.

W praktyce możliwa jest więc sytuacja, w której przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT w ogóle nie będzie korzystał z KSeF, ponieważ będzie obsługiwał np. wyłącznie konsumentów.

A co w sytuacji awarii KSeF?

W praktyce może się zdarzyć, że Krajowy System e-Faktur przestanie przejściowo działać wskutek awarii Czy to oznacza, że przedsiębiorcy w tym okresie – jeżeli są zobligowani do korzystania z KSeF – w ogóle mają nie wystawiać faktur? Z pomocą przychodzą regulacje dotyczące trybu awaryjnego oraz trybu kryzysowego, czyli art. 106ne oraz 106ng ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106ne w przypadku awarii systemu KSeF podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej oraz udostępnia je klientowi w sposób z nim uzgodniony. Nadal jednak faktury wystawiane z pominięciem systemu należy oznaczyć tak, aby dało się je zidentyfikować przy użyciu KSeF, uzyskać do nich dostęp oraz zapewnić możliwość ich weryfikacji, sprawdzenia autentyczności pochodzenia oraz integralności w sposób inny niż za pośrednictwem platformy KSeF. W terminie 7 dni od dnia ustąpienia awarii podatnik ma obowiązek przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur dokumentów w celu przydzielenia im dokumentów identyfikacyjnych.

Jeżeli zaś awaria sięga na tyle daleko, że Minister Finansów nie może ogłosić o awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej i musi korzystać ze społecznych środków przekazu, podatnicy wystawiają faktury papierowe lub elektroniczne.

Jako ciekawostkę warto wskazać, że Krajowy System e-Faktur będzie przechowywał faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat od dnia ich wystawienia, zaś dostęp do niego będzie miał zarówno sprzedawca, jak i nabywca. To duża wygoda, ponieważ nie będzie już potrzeby generowania duplikatów. Zniknie też ryzyko zniszczenia lub uszkodzenia dokumentu.

Czasowe wyłączenie faktury ustrukturyzowanej dla wybranych rodzajów faktur

Niezależnie od wyłączeń ustawowych warto wskazać, że ustawodawca w art. 145l ustawy o VAT wprowadza tzw. przepisy epizodyczne dotyczące faktur wystawianych w KSeF. Zgodnie z tym przepisem w okresie od 1 lutego 2026 roku do 31 lipca 2026 roku podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokonujący czynności udokumentowanych fakturami opiewającymi na kwoty nieprzekraczające kwoty 450 zł albo 100 euro, w tym paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury papierowe. To samo dotyczy czynności dokumentowanych fakturami wystawianymi przez kasy rejestrujące.

Przedsiębiorcy w tym krótkim okresie przejściowym mogą zadecydować, czy chcą korzystać z KSeF (z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury), ale mogą zrezygnować z obowiązku.

Jak przygotować się do obowiązku wystawiania faktur w KSeF?

Ministerstwo Finansów przygotowało dla podatników rozbudowany pakiet wsparcia. Na stronie MF można znaleźć nie tylko aplikację do wystawiania dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur, ale też dokumentację struktury logicznej oraz przykładowe pliki i środowisko testowe. Nadal jednak przedsiębiorca musi zadbać o odpowiednie zaplecze technologiczne pozwalające na wystawianie faktur w KSeF oraz przeszkolenie pracowników w tym zakresie i zaprojektowanie wewnętrznych procesów. W praktyce przygotowanie się do KSeF w dużej firmie może zająć nawet pół roku i dłużej.

Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur, skontaktuj się z nami. Biuro rachunkowe MAZA od ponad 30 lat zajmuje się kompleksową księgowo-rachunkową obsługą podmiotów gospodarczych.