Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Dzisiaj bez profesjonalnego wsparcia księgowego trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej. Ciągle zmieniające się przepisy oraz interpretacje podatkowe, skomplikowana rachunkowość, kontrole urzędu skarbowego a przede wszystkim konieczność skupienia się na swojej firmie powoduje, że wielu przedsiębiorców poszukuje biur rachunkowych do współpracy. Jak wybrać biuro rachunkowe i nie żałować? Wyjaśniamy!

Dlaczego warto wybrać profesjonalne biuro rachunkowe?

Teoretycznie może się wydawać, że nie ma znaczenia, z którym biurem rachunkowym nawiążesz współpracę. Przecież i tak w każdej takiej firmie pracują księgowi, doradcy podatkowi i rewidenci. Rzeczywiście tak jest, ale jednak z jedną obsługą księgową współpracuje się lepiej niż z inną i wcale nie chodzi o zakres usług. Na usługi biura rachunkowego warto patrzeć nie tylko w ujęciu formalnoprawnym, ale szerszym – związanym z jakością obsługi.

Najlepsze biuro księgowe to takie, z którym czujesz się bezpiecznie. Nie chodzi wyłącznie o wykonanie wytyczonych obowiązków w sposób sztampowy, ale o realną pomoc w prowadzeniu działalności. Każde biuro rachunkowe zajmie się księgą przychodów i rozchodów czy pełną księgowością. Niektóre podmioty oferujące usługę księgową dodatkowo sprawiają, że Twój biznes staje się prostszy – mniej czasochłonny, tańszy, wygodniejszy, a to wszystko w granicach obowiązujących przepisów. Tak właśnie działa MAZA. Oczywiście na co dzień zajmujemy się prowadzeniem ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych oraz dekretacją i obsługą pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, ale robimy to w sposób przyjazny dla klienta. Zachowujesz pełną kontrolę nad finansową sferą swojej działalności.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę przy wyborze biura księgowego?

Spora część przedsiębiorców nie wie, na co mogłaby zwrócić uwagę przy wyborze usług rachunkowych, dlatego kierują się przede wszystkim niskimi kosztami, ewentualnie tym, aby obsługę księgową mieć “pod ręką” i w razie potrzeby móc przekazać kolejne dokumenty. Dlaczego takie rozwiązanie nie zawsze się sprawdza?

Nowoczesne biuro rachunkowe działające zdalnie

Przede wszystkim warto uświadomić sobie, że wybierając biuro rachunkowe , wcale nie jesteś ograniczony wyłącznie do tych podmiotów, którym możesz wygodnie dostarczyć dokumenty. Coraz częściej usługi księgowe są świadczone w pełni online. Powoduje to, że niezależnie od siedziby firmy otrzymujesz pełne wsparcie na każdym etapie prowadzenia działalności. Możesz wybrać bardzo dobre biuro rachunkowe i nie zmarnować nawet godziny na dostarczanie dokumentacji. Jak to działa?

Profesjonalne biuro rachunkowe MAZA na co dzień wykorzystuje nowoczesne rozwiązania pozwalające na świadczenie usług księgowych zdalnie i z zachowaniem maksymalnego bezpieczeństwa. W naszej codziennej pracy sięgamy po:

• technologię OCR (ang. Optical Character Recognition) w celu automatyzacji wykonywanej pracy i minimalizowania ryzyka błędu;
• rozwiązania RPA (ang. Robotic Process Automation) – pracę naszych specjalistów wspierają algorytmy, które optymalizują przepływ zadań i pozwalają na zwiększenie ilości załatwionych spraw w tym samym czasie;
• Cloud Computing, czyli rozwiązania chmurowe stworzone do współdzielenia plików. Przedsiębiorca po prostu udostępnia nam dokumenty, a my zajmujemy się resztą.

Przy współpracy z biurem rachunkowym zdecydowanie warto sprawdzić, czy firma obsługuje wspomniane technologie, ponieważ w ten sposób oszczędzasz czas, który możesz przeznaczyć na zarabianie pieniędzy. Dokumenty są wysyłane drogą elektroniczną i tak samo przetwarzane, więc cały proces przebiega szybko, sprawnie i minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego niemal do zera. Zdalnie działa również doradztwo podatkowe i wsparcie prawne.

Jak wysokie powinno być ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej?

W przeszłości, aby otworzyć biuro rachunkowe firma musiała posiadać certyfikat Ministerstwa Finansów. Zliberalizowanie wymagań spowodował, że usługi z zakresu rachunkowości może świadczyć niemal każdy, niezależnie od posiadanych kwalifikacji. Czy prowadząc działalność gospodarczą można ochronić swoją firmę przed taką quasi-pomocą? Oczywiście! Dobre biuro rachunkowe powinno być solidnie ubezpieczone na wypadek błędu w sztuce. Koniecznie musisz ustalić to przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy.

Biura rachunkowe mają ustawowy obowiązek wykupić polisę OC zabezpieczającą interesy klientów. Czy wiesz jednak, że co roku wysokość OC się zmienia, ponieważ jest uzależniona od kursu euro? W 2024 r. wynosi ona 43 434 zł (ekwiwalent 10 tysięcy euro). Pora zastanowić się, z czego wynikają niskie ceny usług księgowych. Oczywiście czynników może być wiele, ale jednym z nich jest właśnie wykupienie minimalnej polisy OC. Wyższe ubezpieczenie będzie odpowiednio droższe, co wymuszałoby pobieranie wyższych opłat za usługi. Niektóre biura nie mogą lub nie chcą przeznaczać na to aż tyle środków.

Trzeba pamiętać, że w działalności biura rachunkowego łatwo o błąd, ponieważ taka jest specyfika tego rodzaju usług. W związku z tym rodzi się pytanie, co zrobisz, jeśli księgowa popełni błąd, który będzie można oszacować na 100 tysięcy złotych, ale biuro rachunkowe ubezpieczyło się tylko na minimalną kwotę?

Naturalnie można dochodzić odszkodowania na drodze sądowej, ale to oznacza spór trwający latami i o niepewnym rezultacie. Dlatego przy wyborze biura rachunkowego należy kierować się także sumą ubezpieczenia. Pamiętaj, wysokie OC chroni przede wszystkim przedsiębiorcę korzystającego z usług księgowości. Jeśli prowadzisz działalność na dużą skalę, odpowiednio wysoka polisa jest niezbędna! Jak wybrać biuro rachunkowe uwzględniając wysokość OC? Przede wszystkim zastanów się na jakie kwoty będą opiewał dokumenty finansowe przekazywane do biura rachunkowego. Będzie to kilka tysięcy złotych miesięcznie? A może kilka milionów euro? Z reguły decyduje o tym rodzaj działalności i jej skala.

W biurze rachunkowym MAZA podchodzimy do tego co robimy śmiertelnie poważnie. Oznacza to odpowiednie doświadczenie, ale również ubezpieczenie na poziomie odpowiadającym wartości realizowanych operacji. Przyjmujemy pełną odpowiedzialność za swoje działania.

Szeroki zakres świadczonych usług dla wygody Twojej firmy

Na pytanie o to, jak wybrać dobre biuro rachunkowe, sporo przedsiębiorców odpowie – “Ale ja potrzebuję tylko prowadzenia księgowości, po co miałbym przepłacać?”. Dlatego wiele firm świadczących usługi księgowe poprzestaje właśnie na obsłudze księgowości uproszczonej i pełnej. W biurze MAZA patrzymy na Twój biznes holistycznie. Wyobraź sobie jednak, że potrzebujesz zatrudnić pracownika. Albo chcesz założyć spółkę z o.o. lub potrzebujesz porady prawnika w kwestiach związanych z optymalizacją podatkową lub przekształceniem działalności. Masz za każdą z tych usług płacić osobno i za każdym razem tłumaczyć, czym zajmuje się Twoja firma i jaki jest Twój cel? Czy nie lepiej wybrać biuro rachunkowe, które zajmie się tym wszystkim, znając specyfikę Twojej działalności? Pracownicy biura rachunkowego MAZA specjalizują się w wielu obszarach. Wspieramy naszych klientów w zakresie księgowości i rachunkowości, kadr i płac, doradztwa podatkowego i optymalizacji. Świadczymy kompleksowe wsparcie prawne. Nasze biuro współpracuje z biegłymi rewidentami, doradcami podatkowymi oraz kancelariami prawnymi. Dzięki temu prowadzenie firmy staje się prostsze i bezpieczniejsze, prawda?

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji to podstawa

Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, kiedy wybierasz biuro rachunkowe dla Twojego biznesu, jest bezpieczeństwo oraz sposób przekazywania informacji. Pamiętaj, że udostępniając księgowej dokumentację firmy, udostępniasz nie tylko swoje dane finansowe, ale także dane osobowe swoich pracowników. Nadal jednak to Ty jako podmiot zatrudniający realizujesz wszystkie obowiązki spoczywające na administratorze danych osobowych, w tym, musisz należycie chronić dane, którymi dysponujesz. Ochrona danych osobowych to podstawa, ponieważ w ten sposób możesz uniknąć wysokich kar administracyjnych nakładanych na podstawie rozporządzenia RODO.

Dlatego naprawdę ważne jest podpisanie przemyślanej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych, a także wybór biura księgowego, które gwarantuje wysokie standardy ich ochrony. W biurach rachunkowych stosujących klasyczny model świadczenia usług dokumentacja znajduje się zwykle w metalowych szafach. My idziemy o krok dalej i gwarantujemy Ci najwyższy standard cyfrowych zabezpieczeń kryptograficznych. Nie musisz obawiać się przekazywania dokumentów elektronicznie przez internet.

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to spokój w Twojej firmie

Przy wyborze biura rachunkowego duże znaczenie ma także społeczny dowód słuszności. Sprawdź przed podpisaniem umowy:

• jak długo biuro działa na rynku;
• czy biuro posiada odpowiednie certyfikaty potwierdzające kwalifikacje posiadane przez pracowników;
• czy biuro ma referencje klientów, którymi mogłoby się pochwalić;
• czy biuro ma doświadczenie w zakresie rozliczania podatków VAT, CIT, WHT.

W biurze MAZA możemy pochwalić się tym wszystkim i nie tylko. Nasi klienci korzystają z indywidualnego podejścia. Nieważne czy prowadzisz własną działalność gospodarczą (JDG) czy właśnie wchodzisz na parkiet giełdowy dużą spółką akcyjną. Dopasujemy zakres świadczonym usług do Twoich potrzeb. Wiemy, że różne rodzaje przedsiębiorstw mają odmienne potrzeby. Masz wątpliwości? Zwróć uwagę na pozytywne opinie klientów, którzy korzystali już z naszych usług!

Jak wybrać biuro księgowe pod kątem doświadczenia i kwalifikacji? Wysoką jakość usług biura potwierdza też ciągłe podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracujących w nim specjalistów. Naszym zadaniem jest śledzenie zmian w przepisach podatkowych, monitorowanie kierunków interpretacji podatkowych czy wytycznych Ministerstwa Finansów. Dzięki temu jesteśmy w stanie pomóc przedsiębiorcy niezależnie od profilu jego działalności oraz skali biznesu.

Dbamy o to, abyś musiał robić jak najmniej. Dlatego w biurze MAZA nie zajmujemy się tylko rozliczaniem faktur, prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy sprawdzaniem sprawozdań finansowych. Reprezentujemy naszych klientów przed instytucjami publicznymi, ZUS, urzędem skarbowym. Nasz zespół doradców podatkowych pomoże opracować strategię optymalizacji dla Twojej firmy, wykorzystując dostępne ulgi i zwolnienia. Zależy nam, abyś zapłacił jak najmniejsze podatki. Lepiej dołożyć środki do rozwoju firmy.

Jakie są koszty obsługi biura rachunkowego MAZA?

Poniżej zamieszczamy cennik usług świadczonych przez biuro rachunkowe MAZA. Pragniemy zaznaczyć, że ma on charakter poglądowy. W razie wątpliwości zachęcamy do kontaktu. Pamiętaj jednak, że dobra księgowa nie może być bardzo tania. Inaczej nie byłaby skuteczna.

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów – podstawowa usługa, której cena zaczyna się już od 300 zł miesięcznie. Naszym klientom zapewniamy dostęp do portalu klienta oraz bieżące wsparcie doradcy podatkowego i księgowego. Pomagamy m.in. w razie kontroli US, ZUS i PIP;
• prowadzenie ksiąg rachunkowych – pełna księgowość adresowana jest m.in. do spółek prawa handlowego. Jej koszt zaczyna się już od 700 zł miesięcznie. Zajmiemy się prowadzeniem księgowości pełnej, a dodatkowo przypomnimy o brakujących dokumentach i zapewnimy m.in. weryfikację wyciągów bankowych;
• obsługa kadr i płac – dobre biuro księgowe zapewnia również wsparcie w zakresie obsługi pracowniczej. W biurze MAZA to koszt 70 zł za osobę. Przedsiębiorcy mogą liczyć na prowadzenie dokumentacji pracowniczej, dopełnienie obowiązków rejestrowych w ZUS czy terminową wypłatę wynagrodzeń.

Masz pytania dotyczące zakresu obsługi i potrzebujesz pomocy? Zachęcamy do skorzystania z formularza kontaktowego!

Najlepsze biuro rachunkowe? Zacznij współpracę z MAZA jeszcze dzisiaj

Przekonaliśmy Cię, że przemyślany wybór biura rachunkowego jest niezwykle istotny dla Twojej działalności? Jeśli jeszcze nie jesteś pewien, dlaczego warto współpracować z biurem rachunkowym MAZA sprawdź, co nas wyróżnia:

• prosty w obsłudze panel klienta i zaawansowany CRM zapewnia sprawny workflow procesów biznesowych;
• ciągłe inwestycje w nowe technologie RPA, które odciążają naszych pracowników od żmudnej, powtarzalnej pracy. Dzięki temu skupiamy się na tym, aby obsługa Twojej firmy była świadczona na najwyższym poziomie;
• gwarantujemy indywidualne podejście do każdego klienta, z uwzględnieniem operacji gospodarczych krajowych i międzynarodowych;
• współpracujemy z klientami z całego świata i z wielu różnych branż; dlatego nieustannie musimy podnosić nasze kwalifikacje;
• świadczymy kompleksowe usługi w zakresie księgowości, kadr i płac, doradztwa podatkowego i usług prawnych.

Dla nas nie ma znaczenia czy jesteś spółką akcyjną i VAT-owcem, który prowadzi działalność w wielu krajach równolegle czy dopiero zaczynasz i chcesz zarejestrować JDG. Każdego przedsiębiorcę traktujemy wyjątkowo. Z przyjemnością zajmiemy się Twoją księgowością.