Księgi rachunkowe nie tylko dla wielkich korporacji: Dlaczego są istotne również dla jednoosobowych firm?

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych na potrzeby rozliczania się z fiskusem. Pełną księgowość widuje się przede wszystkim w spółkach prawa handlowego. Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzi głównie uproszczoną księgowość. Kiedy trzeba stosować pełną księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jaką formę księgowości uproszczonej wybrać prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą?

Większość indywidualnych przedsiębiorców decyduje się na księgowość uproszczoną, ponieważ jest ona relatywnie prosta i małe firmy niekiedy zajmują się nią samodzielnie. Na rodzaj księgowości ma wpływ forma opodatkowania.

Księga przychodów i rozchodów

Księgi przychodów i rozchodów są dostępne dla firm opodatkowanych na zasadach ogólnych albo podatkiem liniowym. Przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych płaci podatek według stawki 12% do kwoty 120 tysięcy złotych i 32% do nadwyżki od tej kwoty. Przy opodatkowaniu liniowym stawka podatku jest stała i wynosi 19%.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Prowadzenie ewidencji przychodów jest charakterystyczne dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Opodatkowane są tutaj przychody bez uwzględniania kosztów ich uzyskania. Stawka podatku uzależniona jest od rodzaju wykonywanej działalności gospodarczej.

Karta podatkowa

Karta podatkowa polega na zapłacie podatku, którego wysokość jest z góry wyliczona przez naczelnika urzędu skarbowego w oparciu o takie czynniki, jak rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej, liczba zatrudnionych pracowników, a nawet liczba mieszkańców miejscowości, w której działalność jest wykonywana. Od 1 stycznia 2022 r. nowi przedsiębiorcy nie mogą już wybierać karty podatkowej.

Decydując się na prowadzenia księgowości uproszczonej przedsiębiorca prowadzi przede wszystkim ewidencję środków trwałych oraz ewidencję pojazdu, jeżeli się nim posługuje. W przypadku czynnych podatników VAT niezbędne jest prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupów na potrzeby podatku obrotowego. Dodatkowo należy utrzymywać księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów, w zależności od formy opodatkowania.

Pełna księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy jest obowiązkowa i kiedy?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wprowadza ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 2 do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych zobowiązane są przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowe oraz komandytowo akcyjne. Jednoosobowy przedsiębiorca, który postanowił przekształcić się np. w jednoosobową spółkę akcyjną również musi prowadzić księgi rachunkowe

Obowiązkowa pełna księgowość dotyczy także m.in. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produkcji i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro. W praktyce to nieco ponad 9 mln złotych.

Czy można przejść z ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów?

Warto wspomnieć, że niezależnie od obligatoryjnego zakresu prowadzenia ksiąg, każdy przedsiębiorca może wybrać tę formę ewidencjonowania operacji finansowych dobrowolnie. Firmy jednoosobowe, które wybrały pełną księgowość, ale nie przekraczają wskazanej w przepisach kwoty przychodów netto mogą z powrotem przejść na księgowość uproszczoną.

Co oznacza obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Zastosowanie się do obowiązku wdrożenia pełnej księgowości oznacza, że przedsiębiorca jednoosobowy jest zobowiązany do prowadzenia wielu ewidencji i rejestrów, w tym:

• dziennik;
• księgę główną i księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Prowadzenie księgowości pełnej wiąże się z koniecznością składania sprawozdań finansowych. To najdokładniejsza metoda ewidencjonowania przepływów pieniężnych, która pozwala zachować pełną kontrolę nad firmowymi wydatkami, ale wymaga bardzo dużej precyzji.

Księgi rachunkowe w JDG a wypłata środków na cele prywatne

Odrębność podmiotowa spółek akcyjnych czy spółek z o.o. powoduje, że nawet w firmie jednoosobowej nie można po prostu wypłacić pieniędzy z majątku osoby prawnej. Każde przesunięcie majątkowe musi mieć swoją podstawę prawną, np. spłata pożyczki, wypłata dywidendy lub wynagrodzenie za świadczenie niepieniężne.

W przypadku JDG przepisy nie wprowadzają takiej odrębności, dlatego majątek związany z działalnością oraz sferą prywatną przedsiębiorcy często łączą się ze sobą. W praktyce wyróżnia się tzw. rozrachunki przejściowe (wynikają z bieżących obrotów firmy) oraz trwałe (są związane z wycofaniem środków związanych z działalnością na cele prywatne).

Łącznie ze sobą pieniędzy firmowych i prywatnych jest możliwe w przypadku JDG, ale takie operacje stwarzają ryzyko pomyłki przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, ponieważ trudno będzie zidentyfikować, które przesunięcie jest przejściowe, a które trwałe.

Prowadzenie pełnej księgowości to duże wyzwanie nie tylko dla spółek kapitałowych, ale tym bardziej przedsiębiorców jednoosobowych. Biuro rachunkowe MAZA oferuje kompleksowe wsparcie księgowo-rachunkowe wszystkim uczestnikom rynku. Zajmujemy się prowadzeniem niezbędnej ewidencji. Nasi specjaliści przygotują sprawozdanie finansowe Przekonaj się, że pełna księgowość dla JDG z pomocą profesjonalistów wcale nie musi być straszna.